智能锁不等于本人确认。住宅宿泊事业需要在住宿开始前确认每一名宿泊者；旅馆业的具体名簿项目和保存要求还应按所在地保健所规定确认。

执行字段

  • 责任：客服确认，运营负责人处理异常，管理者复核保存。
  • 触发：每次入住及住宿人员变更。
  • 法定时点：住宿开始前完成本人确认。
  • 证据：名簿、确认时间与方式、实际人数、门锁和异常处理。
  • 禁止：只保存OTA订单、只确认代表人或让无关人员访问证件。

入住前执行

  1. 从预约系统取得代表人、同行者、住宿日期和人数。
  2. 在住宿开始前逐一确认实际宿泊者，不只确认预约代表人。
  3. 核对人数、姓名和住宿期间；不一致时暂停发放或延长门锁权限。
  4. 远程确认必须准备设备故障、断网和无法辨识时的替代方案。

住宅宿泊事业名簿

  • 记录姓名、地址、职业和宿泊日。
  • 日本国内无住所的外国宿泊者还记录国籍和旅券号码。
  • 名簿按届出住宅分别管理，保存3年，并保持可以向主管机关提交。
  • 电子保存时应能随时打印，不把OTA订单页面当作完整法定名簿。

外国宿泊者

对日本国内无住所的外国宿泊者，按现行规则确认旅券并保存所需记录或复印件。资料访问限于必要人员，保存方式和删除流程应与管辖窗口及个人信息管理要求一并确认。

最低记录与异常升级

  • 预约编号、届出住宅、确认时间、确认人员和确认方式
  • 实际人数、名簿完成状态、门锁权限和异常处理结果
  • 拒绝确认、证件无法辨识、人数超出、未登记人员入住时停止放行并联系负责人
  • 疑似犯罪、急病或安全风险时联系警察、消防或医疗机构

常见错误

  • 只保存平台订单，不制作宿泊者名簿。
  • 只确认代表人或只核对上传图片。
  • 多人共用长期有效门锁密码，无法对应实际住宿期间。
  • 把住宅宿泊事业的规则直接套用于旅馆业而不问保健所。

官方依据